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      天水市工程咨詢(xún)中心有限公司檔案管理制度
      來(lái)源: | 作者:管理員 | 發(fā)布時(shí)間: 2022-07-05 | 1981 次瀏覽 | 分享到:

      天咨發(fā)〔2022140號(hào)

       

      天水市工程咨詢(xún)中心有限公司

      關(guān)于印發(fā)檔案管理制度的通知

       

      各部(室)

      為進(jìn)一步健全規(guī)范公司檔案管理工作,全面提高公司檔案管理水平,現(xiàn)制定《天水市工程咨詢(xún)中心有限公司檔案管理制度(試行)》,經(jīng)7月4日總經(jīng)理辦公會(huì)會(huì)議研究通過(guò),現(xiàn)印發(fā)你們,請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行。

       

       

                         天水市工程咨詢(xún)中心有限公司

                 2022年75

       

       

      天水市工程咨詢(xún)中心有限公司

       檔案管理制度

       

      第一章    

       

      第一條  規(guī)范天水市工程咨詢(xún)中心有限公司的檔案管理,建立科學(xué)規(guī)范的檔案管理體系,提高檔案管理水平,充分發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營(yíng)管理中的重要作用,根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《甘肅省檔案管理?xiàng)l例》,結(jié)合公司實(shí)際,制定本制度。

      第二條  本制度適用于公司的咨詢(xún)成果檔案和文件檔案的管理。

      第三條  檔案資料包括電子版和紙質(zhì)版。

      第四條  檔案管理堅(jiān)持及時(shí)、真實(shí)、齊全、清晰、手續(xù)完備、安全可靠的原則。

       

      第二章    責(zé)

       

      第五條  辦公室設(shè)置檔案室及檔案管理專(zhuān)員,檔案管理員須保持相對(duì)穩(wěn)定調(diào)動(dòng)工作時(shí),須對(duì)檔案材料檔案上架情況清點(diǎn)并制作移交清冊(cè),并注明移交人、接交人、監(jiān)交人、移交時(shí)間等信息。具體職責(zé)為:

      1.負(fù)責(zé)公司檔案資料的收集、整理、分類(lèi)、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、立卷歸檔等;

      2.負(fù)責(zé)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度的制訂

      3.檔案查詢(xún)提供利用服務(wù);

      4.嚴(yán)格執(zhí)行保密制度

       

      第三章  具體要求

       

      第六條  歸檔時(shí)間和歸檔程序

      1.項(xiàng)目評(píng)估檔案應(yīng)包括委托函或合同、前置要件、初審單、專(zhuān)家組咨詢(xún)意見(jiàn)、可研文本、答復(fù)意見(jiàn)書(shū)、評(píng)估報(bào)告、其他往來(lái)函件等,評(píng)估咨詢(xún)部長(zhǎng)審核項(xiàng)目負(fù)責(zé)人同電子版檔案(電子版檔案管理員和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人各存一份)同時(shí)送檔案室歸檔;

      2.項(xiàng)目咨詢(xún)檔案應(yīng)包括合同、項(xiàng)目咨詢(xún)成果文件(包括規(guī)劃可研報(bào)告、工程審計(jì)報(bào)告、穩(wěn)評(píng)報(bào)告等),專(zhuān)家審查意見(jiàn)、會(huì)議資料、其他往來(lái)函件等,由相應(yīng)部室負(fù)責(zé)人審核后同電子版檔案(電子版檔案管理員和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人各存一份)同時(shí)送檔案室歸檔;

      3.紙質(zhì)版檔案上架歸檔前填寫(xiě)《檔案資料明細(xì)表》

      4.電子版檔案按同上順序命名打包壓縮拷貝至檔案管理員;

      5.公司配備由專(zhuān)人保管的計(jì)算機(jī)來(lái)存儲(chǔ)電子檔案,未經(jīng)專(zhuān)人許可,任何人不得使用、拷貝、查閱電子檔案;

      6.電子檔案存檔材料須保證與紙質(zhì)版材料一致,存檔前同紙質(zhì)版流程查看確認(rèn)后進(jìn)行存檔。

      第七條  歸檔要求

      1.歸檔資料必須完整、分類(lèi)清楚、歸類(lèi)準(zhǔn)確、組卷合理、編目清晰。與存檔文件《檔案資料明細(xì)表》一一對(duì)應(yīng),如有缺漏不予歸檔特殊情況需有合理說(shuō)明,由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和部室負(fù)責(zé)人簽字后上架歸檔。

      2.電子版檔案和紙質(zhì)版檔案案卷排列方法必須一致,并保持案卷之間的聯(lián)系。

      3.各類(lèi)文件一檔一式一份

      第八條  檔案查閱、借閱規(guī)定

      1.因工作需要,查閱檔案資料時(shí),須在釘釘上申請(qǐng)按照要求填寫(xiě)審批同意后,方在檔案管理人員的監(jiān)控范圍內(nèi)查閱。

      2.復(fù)印檔案資料需填寫(xiě)釘釘”申請(qǐng),機(jī)密檔案資料由董事長(zhǎng)簽字同意后方可復(fù)印。

      3.檔案資料原則上不予借出,如有特殊情況需攜帶外出時(shí),需填寫(xiě)釘釘—檔案借閱申請(qǐng)”,寫(xiě)明用意,經(jīng)同意后方可外借。機(jī)密檔案須經(jīng)董事長(zhǎng)批準(zhǔn)后方可外借。

      4.檔案資料一般情況下僅限公司內(nèi)部人員查閱使用。如外單位人員查閱檔案,必須持單位介紹信個(gè)人身份證明,經(jīng)董事長(zhǎng)批準(zhǔn),填寫(xiě)《調(diào)閱單》后,方可查閱。

      5.借出檔案應(yīng)在日內(nèi)歸還,如需延長(zhǎng)借閱期,應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù),到期未還者,檔案管理人員應(yīng)及時(shí)催還,未辦理續(xù)借手續(xù)而逾期不歸還者,要予以通報(bào)批評(píng)或追究其相關(guān)責(zé)任。

      6.借閱檔案的人員,要愛(ài)護(hù)檔案,不準(zhǔn)私自摘錄、翻印和任意轉(zhuǎn)借,不準(zhǔn)圈注和涂改,不準(zhǔn)污損和拆卷。如發(fā)生上述情況要追究借閱人的責(zé)任。

      7.借出的資料,因保管不善損壞或丟失的,由借閱人負(fù)責(zé)及時(shí)追查,重要檔案損壞或丟失要及時(shí)匯報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo),如系人為造成,公司將追究有關(guān)人員的責(zé)任。

      8.借出的資料使用完畢,要及時(shí)歸還檔案室,檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行詳細(xì)檢查,保證資料齊全、完整,并在《調(diào)閱單》上填寫(xiě)歸還時(shí)間并由借閱人簽字確認(rèn),驗(yàn)收無(wú)誤,及時(shí)入庫(kù)。如發(fā)現(xiàn)有涂改、缺頁(yè)、損毀、遺失等問(wèn)題要及時(shí)報(bào)告。

      第九條  檔案的利用

      1.檔案管理員編制檔案電子目錄表,建立相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù),并進(jìn)行計(jì)算整理,方便查閱。

      2.檔案管理員須熟悉所保管檔案的情況,主動(dòng)了解公司各項(xiàng)檔案工作,搞好檔案提供利用。

      第十條  檔案保管期限的劃分

      檔案保管期限為永久。

      第十  檔案室管理規(guī)定

      1.檔案室實(shí)行專(zhuān)人管理,非管理人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。

      2.檔案室內(nèi)的檔案箱號(hào)要統(tǒng)一編號(hào)。做到存放有序,查找有據(jù)。

      3.要愛(ài)護(hù)檔案,在整理、搬移、上架和提供利用過(guò)程中,要輕拿輕放,保持檔案整潔,發(fā)現(xiàn)破損時(shí),要及時(shí)修補(bǔ)。

      4.要認(rèn)真落實(shí)防火、防盜、防塵、防潮、防強(qiáng)光、防蟲(chóng)、防鼠、防有害物體等“八防”措施。保持檔案室內(nèi)清潔,每周至少全面清掃一次。

      5.檔案室內(nèi)嚴(yán)禁煙火,禁止存放與檔案無(wú)關(guān)的其他物品。

      6.下班前或節(jié)假日,要認(rèn)真檢查,以防事故發(fā)生。離開(kāi)檔案室時(shí),要注意關(guān)閉電源、關(guān)鎖門(mén)窗。

      7.認(rèn)真辦理檔案入庫(kù)和查閱、借閱登記手續(xù)。

      8.案卷歸還后,及時(shí)放回原處。

      9.每年定期對(duì)室內(nèi)檔案進(jìn)行一次全面檢查,掌握檔案保管情況,為改善管理積累資料。

      第十  制度由辦公室負(fù)責(zé)解釋。

       

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