天水市工程咨詢中心有限公司

關于印發(fā)檔案管理制度的通知

各部（室）：

為進一步健全規(guī)范公司檔案管理工作，全面提高公司檔案管理水平，現制定《天水市工程咨詢中心有限公司檔案管理制度（試行）》，經7月4日總經理辦公會會議研究通過，現印發(fā)你們，請遵照執(zhí)行。

                   天水市工程咨詢中心有限公司

           2022年7月5日

天水市工程咨詢中心有限公司

 檔案管理制度

第一章  總  則

第一條  為規(guī)范天水市工程咨詢中心有限公司的檔案管理，建立科學規(guī)范的檔案管理體系，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案在公司經營管理中的重要作用，根據《中華人民共和國檔案法》《甘肅省檔案管理條例》，結合公司實際，制定本制度。

第二條  本制度適用于公司的咨詢成果檔案和文件檔案的管理。

第三條  檔案資料包括電子版和紙質版。

第四條  檔案管理堅持及時、真實、齊全、清晰、手續(xù)完備、安全可靠的原則。

第二章  職  責

第五條  辦公室設置檔案室及檔案管理專員，檔案管理員須保持相對穩(wěn)定。調動工作時，須對檔案材料、檔案上架情況清點并制作移交清冊，并注明移交人、接交人、監(jiān)交人、移交時間等信息。具體職責為：

1.負責公司檔案資料的收集、整理、分類、鑒定、保管、統(tǒng)計、立卷歸檔等；

2.負責檔案管理的各項規(guī)章制度的制訂；

3.為檔案查詢提供利用服務；

4.嚴格執(zhí)行保密制度。

第三章  具體要求

第六條  歸檔時間和歸檔程序

1.項目評估檔案應包括委托函或合同、前置要件、初審單、專家組咨詢意見、可研文本、答復意見書、評估報告、其他往來函件等，由評估咨詢部部長審核后項目負責人同電子版檔案（電子版檔案管理員和項目負責人各存一份）同時送檔案室歸檔；

2.項目咨詢檔案應包括合同、項目咨詢成果文件（包括規(guī)劃可研報告、工程審計報告、穩(wěn)評報告等），專家審查意見、會議資料、其他往來函件等，由相應部室負責人審核后同電子版檔案（電子版檔案管理員和項目負責人各存一份）同時送檔案室歸檔；

3.紙質版檔案上架歸檔前須填寫《檔案資料明細表》；

4.電子版檔案按同上順序命名打包壓縮拷貝至檔案管理員；

5.公司配備由專人保管的計算機來存儲電子檔案，未經專人許可，任何人不得使用、拷貝、查閱電子檔案；

6.電子檔案存檔材料須保證與紙質版材料一致，存檔前同紙質版流程查看確認后進行存檔。

第七條  歸檔要求

1.歸檔資料必須完整、分類清楚、歸類準確、組卷合理、編目清晰。與存檔文件《檔案資料明細表》一一對應，如有缺漏不予歸檔，特殊情況需有合理說明，由項目負責人和部室負責人簽字后上架歸檔。

2.電子版檔案和紙質版檔案案卷排列方法必須一致，并保持案卷之間的聯系。

3.各類文件為一檔一式一份。

第八條  檔案查閱、借閱規(guī)定

1.因工作需要，查閱檔案資料時，須在釘釘上申請，按照要求填寫審批同意后，方可在檔案管理人員的監(jiān)控范圍內查閱。

2.復印檔案資料需填寫“釘釘”申請，機密檔案資料由董事長簽字同意后方可復印。

3.檔案資料原則上不予借出，如有特殊情況需攜帶外出時，需填寫“釘釘—檔案借閱申請”，寫明用意，經同意后方可外借。機密檔案須經董事長批準后方可外借。

4.檔案資料一般情況下僅限公司內部人員查閱使用。如外單位人員查閱檔案，必須持單位介紹信或個人身份證明，經董事長批準，填寫《調閱單》后，方可查閱。

5.借出檔案應在三日內歸還，如需延長借閱期，應辦理續(xù)借手續(xù)，到期未還者，檔案管理人員應及時催還，未辦理續(xù)借手續(xù)而逾期不歸還者，要予以通報批評或追究其相關責任。

6.借閱檔案的人員，要愛護檔案，不準私自摘錄、翻印和任意轉借，不準圈注和涂改，不準污損和拆卷。如發(fā)生上述情況要追究借閱人的責任。

7.借出的資料，因保管不善損壞或丟失的，由借閱人負責及時追查，重要檔案損壞或丟失要及時匯報公司相關領導，如系人為造成，公司將追究有關人員的責任。

8.借出的資料使用完畢，要及時歸還檔案室，檔案管理人員對檔案進行詳細檢查，保證資料齊全、完整，并在《調閱單》上填寫歸還時間并由借閱人簽字確認，驗收無誤，及時入庫。如發(fā)現有涂改、缺頁、損毀、遺失等問題要及時報告。

第九條  檔案的利用